O Sage X3 é uma solução eficaz para resolver a necessidade na contabilidade analítica e/ou das secções analiticas (centros de custos). Esta solução melhora e otimiza a tomada de decisões de negócios e fornece as ferramentas necessárias para para poder aplicá-lo, como poderá observar ao longo deste artigo.
A contabilidade analítica e de custos está vinculada à contabilidade geral, pelo que, em cada conta pode-se relacionar a secção para a análise em consultas adicionais (secção analitica/centro de custo).
Dependendo das caraterísticas de cada empresa, poderá ser recomendável usar:
Assim é fundamental decidir, em primeiro lugar, se utilizará a “análise de custos” com base no plano de contas da contabilidade geral (ponto 1) ou no plano de contas da contabilidade analitica (ponto 2).
Independentemente da sua decisão, não necessita informar que todas as contas têm análises pelas secções analíticas. Neste sentido, o mais comum é que tenham acompanhamento analítico as classes 6 e 7 do plano de contas geral Português (custos e proveitos).
Por exemplo:
Departamentos, mercados, funcionários. etc. A estes grupos de custos, o Sage X3 intitula “Eixo”.
Depois por cada Eixo (grupo de custo) há que indicar os vários centros de custo, que irão classificar/relacionar o lançamento. Ao detalhe dos Eixos o Sage X3 chama de “Secção analítica”.
Por exemplo:
Departamento de compras, departamento de produção, departamento comercial, etc.
Em implementação, deve-se ter em consideração que os eixos definidos deverão ser sempre preenchidos, e que essa indicação pode ser um trabalho maçador para o utilizador. Pelo que se sugere o foco na pertinência da informação final extraída da análise.
No momento do lançamento contabilístico, Sage X3 possibilita o preenchimento automático, por defeito dos vários eixos com as secções previstas para cada cliente, fornecedor, artigo, contas contabilísticas. Com essa parametrização previamente efetuada, ao chamar, por exemplo, o cliente PT001 numa fatura, o Sage X3 indicará automaticamente no eixo CCT a secção COMM-001. (exemplo ilustrado na imagem seguinte).
O Sage X3 também possibilita efetuar a repartição do valor por várias secções, no momento do lançamento contabilistico ou posteriomente.
Existem assim dois tipos de repartição:
Repartições à priori: onde a distribuição é criada no momento do lançamento contabilistico, sendo distribuída conforme a regra da repartição indicada. Este tipo de repartição permite conhecer préviamente a distribuição do valor “total” pelas secções (centos de custo).
Por exemplo: a distribuição do custo com a eletricidade, nos departamentos de: compras, comercial e produção; de acordo com a percentagem fixa, resptivamente de 20; 30 e 50.
Repartições à posteriori: permitem atribuir posteriormente as despesas ou receitas, cujos critérios definitivos de distribuição não são conhecidos no momento do registo do lançamento contabilistico.
Por exemplo: a distribuição dos custos de água no final do ano pelas várias secções de produção em função das suas produções anuais.
O Sage X3 possibilita consultar todas as secções (centros de custo) registadas nestes eixos (grupos de custo), de forma a verificar o equilíbrio e os movimentos de cada uma das secções e contas com seguimento analítico: pelo balanço analítico. (poderá visualizar uma demonstração da execução da Consulta Balanços analíticos no video abaixo.
O vídeo que se segue demonstra como fazer uma Consulta dos Balanços Analíticos no Sage X3, na qual se pode ver os vários zooms e resultados que esta análise fornece.
