Muchas veces es complejo identificar y cuantificar los ingresos y gastos específicos de una línea de negocio, departamento, empleado, etc. de nuestra empresa. Una solución eficaz y sencilla es el empleo de la contabilidad analítica o de costes la cual mejorará y optimizará la toma de decisiones empresariales. Sage X3 nos proporciona herramientas sencillas para poderla aplicar tal y como observaremos a lo largo del presente artículo.
La contabilidad analítica está vinculada con la contabilidad general por lo que, en cada apunte, estamos informando de su analítica para posteriores consultas.
En primer lugar, debemos decidir si usaremos el mismo plan de cuentas para la contabilidad general y para la analítica. Si decimos utilizar el mismo, no es preciso indicarles a todas las cuentas que tendrán analítica. Lo más habitual es que tengan seguimiento analítico los grupos 6 y 7 y los subgrupos 20 y 21 (no el 28 ni el 29 ya que en el momento de realizar la amortización se contabiliza esta cuenta contra una 68 con ya seguimiento por lo que se nos anularía el valor analítico al ser el debe igual al haber).
En función de las casuísticas de cada empresa se recomendará utilizar el mismo plan o tenerlos diferenciados.
A continuación, debemos establecer qué información queremos extraer de nuestra contabilidad analítica, esto es, si queremos diversificar por departamentos, unidades de negocio, plantas de venta, etc. Esta diversificación se denomina eje, y sus diversos valores secciones.
En la imagen observamos el eje LDN (Línea de Negocio) y sus secciones:
X3 permite hasta 9 ejes, pero no se recomiendan más de 3-4 ya que dichos ejes deben ser informados y puede resultar un trabajo tedioso motivo por el cual es preferible centrarse en la información final que deseamos extraer de las diversas operaciones realizadas en nuestra empresa.
Relacionado con esto último, contamos con la asignación de por defecto de determinadas secciones en las diversas operaciones asignando secciones a clientes/proveedores/artículos/cuentas contables, etc. De este modo, al seleccionar, por ejemplo, el cliente X nos indicará en el eje Y la sección Z.
En la imagen observamos la sección indicada en el cliente y como la recoge en la línea de una factura:
Sage X3 nos permite realizar distribuciones de valores analítico entre secciones permitiéndonos tener una sección de sastre que podremos repartir en un momento posterior.
Contamos con dos tipos diferentes de distribuciones:
- A priori: La distribución se crea antes que el/los gastos que se van a repartir al conocer con anterioridad la repartición de los gastos (por ejemplo, el reparto de determinados gastos en departamentos según un porcentaje fijo).
- A posterior: Permiten asignar, a posteriori, los gastos o los ingresos cuyos criterios definitivos de imputación no se conocen en el momento de la transacción (por ejemplo, repartir una sección de gastos generales a final de año entre las diversas unidades de negocio en función de sus ventas anuales).
Finalmente, X3 nos permite consultar toda la información registrada en la analítica permitiendo ver el saldo y los movimientos de cada una de nuestras secciones, de cada cuenta con seguimiento analítico o ver un balance analítico.
En el siguiente video de demostración mostramos cómo hacer la consulta de un balance analítico en el que podremos observar los diversos zooms y resultados que nos proporciona: